CIO传真经:云ERP选型不能忽视的五大问题

  一、在选择过程中忽略重要的云属性

  企业在购买整合系统时要面对一系列的挑战性,除了要理解公司行为方式和原因以外,还需要有考虑到其他因素。如果忽略了某个流程或要求,那么在这个步骤没有发生问题时系统可以顺利运行,一旦出现问题就会产生负面影响。

  企业在选择云ERP系统时,尤其如此。ERP系统的处理流程是永久性的,活跃的处理链每一天都要不停地输入存货清单、输出AP,还要对信息进行分析。可惜无论多小心,由于多种原因,公司在选择ERP系统时还是会犯错,所以在铸成大错之前,一定要好好思考下面这些潜在的问题。

  ●可扩展性

  要成功实施云ERP,很大程度上需要依赖公司的数据粒度(data granularity),以及计划实施的速度。

  我们需要关心的问题很多也很有深度。云ERP系统中的每个因素都与公司成长模式有关。如果你购买的系统不能灵活地应对业务扩张,就很可能会影响到公司的发展。在公司的运营过程中,云ERP的一大优势是其固有的可扩展性,所以在这方面你就更加不能犯一点错误。

  ●速度

  对于那些只使用一或两个云ERP模型的小型企业来说,或许不必将数据的输出速度视为一种挑战。

  但是随着公司的发展,他们要从接收原始数据开始,不断地完善自己的流程链,因此有效信息的传递就会变得非常重要。但是ERP系统或许无法灵活应对这种迅速的发展,同样,其也无法适应全部数据在云端和公司之间的传递。

  ●复杂性

  所有云ERP系统都非常复杂,其复杂性取决于合作客户何时、何地、如何对信息进行传递和管理。如果你的公司选择了一款很容易使用的云ERP,随着公司规模的逐渐扩大,系统就无法提供足够的功能。

  ●可靠性

  企业系统的可靠性决定了其使用效果,ERP系统尤其如此。其中的原因很简单,ERP系统和其操作原理可以提供很大的知识价值,公司会依靠一个或多个云ERP模块为其提供信息。但是如果在云ERP的停工期,公司突然发现自己错失了关键性信息,业务链就会被破坏,并且会损害必要的周期性收益,甚至造成更坏的影响。

  二、无法正确计算TCO(总体拥有成本)

  在使用云ERP系统的过程中,无法完全理解TCO会影响公司的偿付能力。如果一家公司不理解或不关注云ERP的TCO带来的成本压力,就很可能会损失一定的资金,而且到年底核算时才会发现。

  云EPR合同条款和条件可能包括很多不够明显的财务成本,在企业中很容易被忽视。如果使用云ERP,企业的管理费用也会增加,一些企业很难负担得起每个月的费用。项目经理甚至可能会一想到云ERP的TCO所需的成本就会彻夜难眠。

  ●直接影响

  在ERP的所有成本中,位于成本食物链的顶端的TCO是最明显的也最难处理的。所以一直以来,由于实在是过于明显,TCO通常是通过估计而非细致的计算得出的。

  如果你的云项目的操作基础是传统EULA(最终用户许可协议),负责人很难去花时间仔细阅读并完全理解一份印刷精美的云安装协议。

  当产品很有效时,很多人也不会去关注系统供应商定期发布的关于增加成本的通知。也就是说,即使TCO每年增长四次,负责人也未必会知道。

  ●间接影响

  另一种云ERP的TCO也值得一提,即支撑和提高云ERP效率所需的成本,因为云ERP的服务协议是统一定价的,这些成本就经常会被忽略。

  以基础架构成本为例,很多负责人都无法准确计算出完善本地基础架构所需的成本,如在计算TCO时,需要考虑到有线及无线结构的扩建、路径的扩张以及网关矩阵。

  其实这是一个很简单的问题,要看上述那些扩张成本与ERP是否有关,如果有关,以上成本就应该计入到ERP的TCO中,无论是否与云平台本身有关,企业管理者应该确保自己能够知道企业的资金流向了哪里。

  ●附加影响

  就像间接系统成本会影响云ERP的TCO那样,附加的技术因素也会产生相似的影响。在基础架构内部的每个角落都会产生这种成本,包括云、SaaS部件、企业硬件、本地化软件或是安全或低级使用系统等中间件。同样,如果这些项目属于ERP项目,就应该被计入云ERP的TCO中。

  ●成本蠕变(Cost Creep)

  成本蠕变或许是最普遍也是最容易被负责人忽略的TCO,对云ERP系统的TCO产生的影响也是最为负面的。原因之一是,大多数SaaS成本都非常微小,或许每次只需支付1-10美元。与那些更重要的成本比起来,这些完全不值一提,但是却真的可能为负责人的决策造成困难。

  三、忽略云ERP的网络连接情况

  使用本地部署系统时需要关注网络连接和可用宽带的问题,使用云ERP时当然也是如此,由于这些系统在完成工作时完全依赖外部处理,系统的每一点改进都会对ERP的联网提出新的要求,所以在完善系统时,预算也应该同时提高。

  ●发布前及上线处理

  产品在发布前对宽带的要求是最低的,而且是周期性的。在这个阶段,首要目标是提高由产品整体能力决定的可依赖性,而不是ERP的事务处理能力。

  所以ERP的规划要非常谨慎,无论何时,风险管理人员都要擦亮双眼,确保云ERP系统能够持续运作。

  但是一旦结束了发布前阶段,企业就要准备上线了,此时强大的宽带就变得非常重要。可惜很多ERP项目的负责人都忽略了这一点,所以ERP的上线才不那么顺利,进而花费会超出预算,产生更多额外的困难。

  ●宽带需求预测

  一旦企业系统,尤其是云ERP系统开始全力运作,宽带就会变得非常重要,多数网络连接合同提供的报价不止一种,只要流量能够维持在一定范围内就可以。但是企业一旦未能准确预测自己的联网需求,超出部分的流量费用也是很巨大的,企业的支出也会因此大大超出预期。

  为解决这个问题,企业可以签订多年的宽带合同。首先服务供应商会为一次性支付多年费用的企业提供一定折扣。在进行协商的时候需要一次性考虑到公司几年内需要的宽带情况。

  这些都需要对ERP有严谨的规划,需要风险管理人员擦亮双眼确保ERP系统的运作。也需要定期测量及进行操作测试,否则公司的云ERP联网能力会制约ERP功能的发挥。

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