味多美CIO胡博:蓝凌OA打通企业“任督二脉”

  在零售连锁行业,味多美的美誉度不次于稻香村这样的百年老店。以“发现纯粹美味”为宗旨,味多美一直在激烈的竞争中保持高速发展的态势。这样的企业如何来管理?信息化在企业发展过程中扮演着怎样的角色?味多美CIO胡博的谈话,让我们看到了更加真实的“味多美”。

  信息化如何真正以业务为核心?

  云计算、大数据、移动办公……在胡博的潜意识里排在第一位的不是这些高大上的概念,而是把所有的痛点和盘托出。

  “OA、HR、ERP,三套不同的系统各自在跑不同的业务,不是不考虑集成,是困难太多。”

  味多美CIO胡博

  像大多数CIO一样,胡博面临的境遇非常尴尬。如果企业的信息化架构要全面整改,涉及费用支出,企业无法投入那么大的人力、物力和财力,信息化投资必须要谨慎;如果基于当前的系统做接口打通,各个厂商系统之间的应用标准又不同,并且为了打压竞争对手,不同软件之间还会相互排斥。他最大的希望是,所有的软件厂商真的能以他的业务为出发点,在不花费大笔投资的情况下,让所有的流程都能高效、顺畅地跑起来。

  相对于主营业务,味多美的信息化架构没有我们想象的那么规模庞大,信息化起步也比较晚,2011年才开始着手上一些系统,并且全部精力都放在主营业务上,协同办公根本就不在重点考虑范围之内。尽管,前些年的OA也有很多好的管理功能,但其实OA项目是失败的,解决不了企业的核心问题。因为,企业无法按照OA规定的所有工作流程去执行。近两年,随着互联网技术发展、企业应用环境的变化以及移动端应用的增加,协同办公在企业实际业务管理中才真正发挥了作用。

  目前,味多美的很多应用是基于OA和钉钉,2017年主要的工作是打通OA和HR。问题是,一些审批的流程到底在哪套软件跑?没有特别好的成功案例。总体来看,还是比较乱的一个状态。从财务角度看,要涉及借款、报销,所以财务部门希望在财务系统跑。从HR角度看,涉及出差、考勤,所以HR部门希望在HR系统跑。其实,不管是财务还是HR都是行政管理的分支而已,理论上都需要OA来解决,但实际上大多数企业应用并没有在OA上,针对HR请假,有的企业放在OA中和财务挂钩,但是衔接不好;有的企业干脆就扔到财务那边去,或者扔到HR中。

  对于味多美来说,流程到底在哪套系统跑都没关系,最终的目的是如何让所有的业务更加顺畅。

  打通企业信息孤岛,与蓝凌深度合作

  与蓝凌合作并不是基于云,而是单纯的传统管理软件应用,主要解决流程管理中遇到的问题。

  连锁行业不像普通企业,通过简单的应用就能让业务运转顺畅。比如生产、制作、加工类企业,或者商贸、交易类企业,即使全国有分支机构都没关系,因为管理相对集中。味多美是连锁企业,通常在一个城市,分支机构就几百个。以人力资源管理为例,不能拿传统企业那种人力资源管理的解决方案就能应用,其中的考勤、记录,就连员工的离职、入职,都不是正常企业应用就能满足。

  由于蓝凌在流程梳理方面有很多大型企业的经验。所以从2015年开始,蓝凌OA开始在味多美企业内部大规模推广,味多美也正式开启了流程梳理的新征程。

  味多美采用了蓝凌的流程管理、车辆管理、会议管理、新闻通知类等模块。现在,企业的流程已被梳理得比较顺畅,大部分不涉及财务的审批基本都在OA上跑;个别涉及财务的审批,因为需要留存一些纸质单据,还没做信息化处理,还按照传统模式操作。

  味多美OA和钉钉同步,注册人数已达1500人左右,覆盖地域包括北京、上海和包头。如果 OA和HR彻底打通后,所有员工的日常办公业务都会在OA上跑,注册人数将达到6000人左右。

  OA让沟通变得更顺畅,蓝凌帮助味多美解决的问题主要是多部门和跨部门之间的沟通问题。没做流程梳理之前,味多美是纸质单据,各个部门自己在做审批,通常是谁发起谁做审批签字,经常出现集团领导办公室门前集中排队的现象。流程管理大大缩短了味多美的审批时间。此前,涉及2-3个部门以上的审批单需要三天完成。现在,如果4-5个部门每天都及时审批,最多十分多分钟就能完成,工作效率得到显著提高。

  最重要的是,信息化存档方便后期的档案管理,不用需要在雇佣专有员工整理、核对单据。如果后期和业务系统打通,企业就可以在OA发起命令,业务系统直接执行,这样能减少差不多一半的人力。

  虽然,味多美的很多应用还没有走上云、大数据等,但这一定是企业信息化发展的最终趋势。味多美也在积极做着各种准备,胡博本人也在做着CIO管理岗位的角色转变。他认为,当前的CIO要做到30%的技术,70%是摸索企业内部的业务流程和管理流程。CIO不能把所有精力都放在软件和硬件的维护上,而是把企业的流程梳理清楚后,如何把企业的业务用IT的技术手段来实现,哪些地方可以通过信息化提升效率,哪些地方需要做进一步优化,这需要CIO对企业内部有足够深入的了解。

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