疫情当下,远程办公成为常态 协同OA系统该如何选择

贾桂鹏 |  2022-05-27

  近两年时间,相信不少职场人已经经历过了居家办公模式,然而并不是所有人都适应这一模式,站在职场员工与企业决策层的角度上来看,员工或企业应该采取什么措施,才可以提高远程办公效率呢?

  疫情伊始,不定时、不定期地居家办公就成为常态,甚至“混合办公”已经渐渐成为大型公司的常规工作模式。现实给大家开了个巨大的玩笑,大部分企业都被迫走上云端。

疫情当下,远程办公成为常态 协同OA系统该如何选择

  这种形势下,协同办公OA系统变得必不可少,但是哪家OA系统更适合居家办公的时候使用呢?

  一般而言,OA系统满足居家办公的基本需求是足够了,像数字化审批、合同签章、移动考勤等等一般功能,大多数OA系统都有,但仅有这些,想居家和在办公室一样畅通无阻地办公,还难以达到。那么哪家OA系统能让居家办公更顺畅更有效呢?笔者认为需满足沟通有保障、安全有保障、服务有保障。

  对于企业而言,选择协同OA系统有几点一定要铭记:

  1、选型目的要明确

  为什么要购买OA办公系统,通过OA办公系统解决什么问题,这是选型者在采购前必须要搞清楚的问题。因为每个系统都有自己的特点,最关键的是找到一个系统优势和自己目的相匹配,没有目的,也就无从选择。这里目的应该是明确的、具体的、有针对性的,最好可以量化。

  2、选型计划要清晰

  有很多企业想采购OA办公系统,却没有一个详细的计划,包括项目预算、选型标准、进度安排、完成时间、参与人员、组织方式等等,因此只能在实际采购中想到哪、做到哪,结果总是断断续续、拖拖拉拉,产生很多重复工作,导致工作效率低下,浪费很多企业资源。

  3、自主研发成本更高

  有的企业选型过程中,有时觉得自己的需求很特殊,或者自己的技术实力很强,就倾向于自己公司独立开发一套OA办公系统。其实OA系统项目开发很费钱,耗时也长。目前优秀的OA办公系统功能已经非常强大,而且非常灵活,企业的绝大部分需求都可以满足,完全可以在成熟产品的基础上做适量的定制开发,这样可以大大降低项目的实施风险和成本。

  例如华天动力协同OA系统,就可以根据客户的需求量体裁衣做专门的定制,而且由于其特殊的魔方架构,定制耗时短、费用低,核心技术自定义平台可以实现低代码自主做个性化定制,非常适合研发实力强,又有特殊需求的企业。

疫情当下,远程办公成为常态 协同OA系统该如何选择

  4、供应商选“熟”不如选“专”

  企业在多年信息化建设的过程中,会接触到很多行业的大品牌,或者本地的供应商,因为跟他们比较熟悉,觉得沟通方便,所以希望OA办公系统也由他们提供。

  岂不知,OA办公系统的专业性已经变得非常强,不是那么容易开发或模仿出来的。正所谓“术业有专攻”,如果OA办公系统不是该厂商的主业,那么该系统的成熟性、稳定性、安全性、开放性、经济性都很难保证,很容易造成烂尾项目。即使该厂商的技术能力很强,也很难达到专业OA办公系统的水平,所以选“熟”不如选“专”。

  另外,我们还总结出OA系统的三大保障:

  沟通有保障

  居家办公最大的问题是沟通受阻,没有平时大家一起在办公室来得方便,聚在一起开会更是条件不允许。针对这一点大多数企业想到的解决方案是利用QQ、微信、腾讯会议等公网软件。的确不少公网的即时沟通软件是很方便,但是安全性方面还是有待商榷。能采用私网IM当然更好,不过目前市场上能很好集成私网IM的OA系统凤毛菱角。

  华天动力OA系统在这方面优势突出,华天动力OA能高度集成旗下私有化部署的小天精灵IM系统,实现边沟通边工作。小天精灵IM,具有和QQ、微信相同的即时沟通的功能,却更加安全和商务化。同时可快速发起视频会议,开启高效无障碍沟通,可上传会议材料,会议提醒,会议屏幕共享,会议记录,并可多端使用,支持电脑、手机和其他移动设备。华天动力OA和其深度集成后,能够直接在小天精灵APP聊天框中处理日常的审批、考勤、报销、文件传输等工作。这在目前的OA厂商中还是独一份。

  安全有保障

  居家办公环境复杂,信息安全问题也很重要。如上面提到用公有云的协同办公软件,如钉钉等安全性肯定不高,不过好在目前市面上大多数品牌OA系统厂商都考虑到了这一点,像泛微OA、致远OA、华天动力OA这些知名OA厂商都采用的私有云部署,网络安全上还是有保障的。

疫情当下,远程办公成为常态 协同OA系统该如何选择

  除此之外,OA系统安全性主要体现在开发技术和语言、数据库、操作系统、系统的设计与编码、数据加密机制、应用的权限控制(OA的权限系统)等,这与OA软件底层架构和技术实力有直接关系。根据国家信息安全漏洞共享平台显示泛微OA各种漏洞共计109个,致远OA37个,而华天动力OA仅是个位数。漏洞存在是正常的,包括微软也在不断修补漏洞,但漏洞高达上百个,还是要引起警惕。

  服务有保障

  在目前的非常时期,OA系统厂商的服务能力也特别重要,疫情不方便到处跑,一旦遇到了不靠谱的厂商,拖个一年半载的,给企业造成的损失不容小视。所以在选型初期要全面考虑OA系统厂商提供的后续服务能力。OA厂商具备完善的售后服务体系,能提供本地化服务,技术过硬,能快速上线,才能为企业用户提供后期的管理、维护、升级,为企业用户提供必要的产品保障。

疫情当下,远程办公成为常态 协同OA系统该如何选择

  目前、泛微OA、致远OA、华天动力OA口碑不错,全国各地的点多,能提供本地化服务,在实施速度上,华天动力OA比较占优,底层架构优化,工程师技术稳定让其能迅速完成高难度的实施,实现快速上线。而泛微OA目前采用EBU模式、代理商“全面开花”,看似能提供本地服务,但代理商技术能力有限,标准产品的实施能“安全”落地,涉及复杂功能,就需要到总部排队定制开发,所需时间成本颇高。

  写在最后

  后疫情时代,随着信息化发展的突飞猛进,很多企业开始着手选型OA系统,希望借助信息化OA协同办公系统,达到日程和居家办公无缝连接的需要。但是OA系统属于全员实用的办公软件,又涉及企业的日常办公的方方面面,如果选得不好,势必要给企业造成不小的损失。

查看更多内容
正在加载
第三方账号登录
X
发布